La constitution du carnet de voyage est l'une des tâches administratives les plus chronophage d'un conseiller du voyage, le saviez-vous ?
Le carnet de voyage est essentiel au bon déroulement de la croisière/du séjour pour le voyageur.
Il rassemble l’ensemble des informations dont le vacancier aura besoin pour profiter sereinement de son séjour : horaires, aéroport ou port d’embarquement/débarquement, voucher pour les transferts, itinéraire durant le séjour, présentation des animations et services, liste des excursions proposées, consignes sanitaires…
Sa conception est hautement personnalisée puisque chaque séjour a ses spécificités ; sa constitution est de ce fait particulièrement complexe et chronophage pour les conseillers qui en ont la charge.
Générer automatiquement vos carnets de voyage, y avez-vous pensé ?
La construction d’un carnet de voyage repose sur la sélection puis la compilation de données et de documents en lien avec le voyageur et le séjour qu’il a réservé.
Cela implique pour les conseillers en charge de cette tâche fastidieuse, une manipulation de nombreuses données issues de multiples sources et formats (flux xml, fichier xls, pdf…). Ensuite, il leur incombe de les rassembler dans un support unique à mettre en forme avant de le transmettre au client, par voie traditionnelle « papier » et aussi désormais au format digital, par e-mail ou via son espace client.
Voilà un ensemble de tâches récurrentes à faible valeur pour le conseiller, qui mériteraient donc grandement d’être confiées à un robot …
Quelle promesse et quels résultats attendre de l’automatisation ?
La construction automatisée et intelligente des carnets de voyage est gage d’une amélioration substantielle de la satisfaction du client, des conseillers/agents de voyage et du management, au travers de nombreux gains :
- Gains de temps : la systématisation et l’automatisation des tâches 24/7 permettent une accélération de la constitution des carnets et de leur délivrabilité. Plusieurs milliers d’heures de travail de conseillers peuvent ainsi être économisées chaque mois !
- Amélioration de la qualité : la qualité du contenu, quelle que soit la langue, est fiabilisée par l’exécution sans faille des process par le robot ; le client a ainsi la certitude de disposer des informations adaptées à son séjour. La réduction des erreurs engendre en outre une baisse des sollicitations clients pour des précisions ou une réclamation.
- Revalorisation des tâches des conseillers : délestés de cette tâche d’agrégation de données et documents, le conseiller peut par exemple être revalorisé dans un rôle de contrôle des carnets si l’enseigne inscrit cette étape dans son process en mode « hybride » ; l’agent peut par ailleurs se concentrer sur les actions à plus forte valeur en lien avec plus de complexité et de relationnel aussi !
- Accélération de la digitalisation en entreprise : l’intégration de l’automatisation et de l’IA témoigne de la capacité d’innovation et de progrès de l’entreprise tout en s’intégrant à une démarche RSE en faveur du bien-être des collaborateurs et d’une réduction des supports papier entre autres.
Comment procéder ?
L’enjeu majeur porte sur la récupération des informations disponibles dans divers outils et supports. La clarification des règles et gestes métiers est une première étape clé ; elle permet de déterminer quelle information chercher en fonction du contexte et à quel endroit.
La mise en place d’interconnexions par API avec les outils correspondants ou la mise en œuvre de robots cliqueurs (RPA) s’impose ensuite pour récupérer les données dans les outils métiers et/ou répliquer les gestes du conseiller.
Le recours aux IA peut s’avérer nécessaire afin de lire et analyser un contenu pour en déterminer la pertinence dans le contexte précis du client (NLU, OCR, IA Gen). La rédaction d’un contenu ultra personnalisé sur le fond et sur la forme en multilingue peut, en outre, faire appel à l’IA générative notamment.
Enfin, et ce n’est pas le moindre, l’intelligence humaine et collective est requise pour construire et orchestrer ce projet d’automatisation avec les différents acteurs internes et externes.
Avec le Diag Djiin par exemple, Djiin met son équipe d’experts à la disposition des entreprises du tourisme pour les accompagner dans leur réflexion autour de l’automatisation des carnets de voyage.
